Управление ресурсами и контингентом симуляционного центра

Резюме

Системный подход к управлению симуляционным центром предусматривает наличие подсистемы организации и управления движением интегрированных ресурсных потоков и позволяет рассматривать симуляционный центр в некотором роде как микрологистическую систему.

Описанные в настоящей статье работы по созданию автоматизированной подсистемы управления ресурсами и пользователями симуляционного центра направлены на автоматизацию процессов управления материально-техническими ресурсами и их запасами, распределение помещений и аудиторий, учет движения всех категорий контингента. При создании архитектуры и логики автоматизированной подсистемы управления ресурсами и пользователями симуляционного центра учитывались некоторые принципы и инструменты складской и закупочной логистики, в том числе особенности организации закупочных процедур, направленные на анализ и контроль движения информационных и материальных потоков с целью рационализации и оптимизации всех видов ресурсов. Разработанная подсистема управления ресурсами и пользователями за счет автоматизации целого ряда процессов, связанных с управлением ресурсами симуляционного центра, обеспечит бесперебойное функционирование симуляционного центра и эффективную реализацию всех бизнес-процессов.

Ключевые слова:симуляционный центр, управление ресурсами, программное обеспечение, планирование ресурсов, симуляционное оборудование, расписание, расходные материалы, складской учет

В настоящее время симуляция является одной из основных методик обучения практическим медицинским навыкам.

Симуляция в медицинском образовании - это имитация процесса с помощью механических и компьютерных устройств. Для имитации органов и их заболеваний могут использоваться механические, электронные и виртуальные (компьютерные) модели. К тому же это современная технология практической подготовки и оценки медицинского персонала, включающая освоение практических навыков, выработку автоматически повторяемых действий, оперативного принятия адекватных решений, основанная на моделировании клинических и иных ситуаций, в том числе рисковых, максимально приближенных к реальным условиям [1].

На сегодняшний день симуляционные образовательные технологии являются ведущей методикой обучения практическим медицинским навыкам в развитых странах. Исследования, по данным Джона Т. Джеймса, показывают, что около 210 тыс. смертей ежегодно связано с предотвратимыми медицинскими ошибками. А если учесть не вошедшие в исследование данные и погрешности в оформлении истории болезни, эта цифра может приближаться к 400 тыс. преждевременных смертей пациентов, вызванных предотвратимыми ошибочными или вредными действиями медицинского персонала [2]. Система медицинского образования и ее симуляционные методики, позволяющие воспроизводить клинические ситуации с целью обучения, повторения, оценки и исследования, кроме всего прочего, направлены на решение задач повышения уровня безопасности пациентов.

Для практической отработки необходимых умений и приобретения навыков в области медицины без риска для пациентов создаются специализированные центры, осуществляющие обучение, тестирование и аттестацию с применением симуляционных технологий. Кроме этого, в этих центрах проводятся научные исследования, технологические и клинические эксперименты, апробации и экспертизы новой медицинской техники, методик, технологий и стандартов. Основным условием реализации симуляционного обучения является максимально реалистичное моделирование профессиональной среды, соответствующей специальности, по которой проводится обучение [3]. В условиях, максимально приближенных к реальным, обучающийся должен выполнить профессиональные действия и манипуляции, соответствующие смоделированной ситуации и профессиональным стандартам отрасли. Таким образом, при организации организация обучения должны учитываться требования медицинских стандартов и рекомендаций: СанПиНы, протоколы лечения, клинические рекомендации, стандарты оснащенности, составы штатных укладок, действующие нормативные акты Министерства здравоохранения РФ, регламентирующие порядок и правила оказания медицинской помощи на территории РФ, и рекомендации международных профессиональных ассоциаций, не противоречащие российским [5].

Симуляционный центр может создаваться как структурное подразделение медицинского учебного заведения, лечебного учреждения, медицинского научно-исследовательского института или как самостоятельная организация, основными функциями которой являются организация и проведение подготовки специалистов с применением симуляционных технологий. Материально-техническое и ресурсное обеспечение работы симуляционного центра, эффективное управление всеми видами ресурсов - приоритетные функции в технологии управления симуляционным центром независимо от его организационно-правовой формы [4].

Реализация программ подготовки и оценки уровня практических навыков в медицинском симуляционном центре предусматривает необходимость обеспечения следующими видами ресурсов каждого обучающегося:

- помещение/аудитория;

- куратор/эксперт/преподаватель;

- симуляционное оборудование/гибридные комплексы/манекены/муляжи;

- расходные материалы единовременного применения (перчатки, маски, некоторые виды инструментов).

Кроме этого, необходимо проведение профилактического и планового ремонта парка симуляционного оборудования, замена ряда частей и принадлежностей.

Основными проблемами, связанными с ресурсами, с которыми сталкивается симуляционный центр, являются:

1. Необходимость автоматизации процедур учет, анализа, прогнозирования количества обучающихся по каждой программе подготовки и соответствующая корреляция планирования материальных запасов.

2. Необходимость своевременного формирования материального запаса и управление его движением.

3. Учет и распределение кадровых ресурсов, а также формирование кадрового резерва симуляционного центра.

4. Простои симуляционного оборудования из-за несвоевременного технического обслуживания, в том числе из-за отсутствия запасных частей и принадлежностей.

5. Ошибки и дублирование аудиторного фонда при составлении расписания.

Автоматизация процесса управления ресурсным обеспечением программ подготовки и оценки, реализующихся в симуляционном центре, посредством создания подсистемы управления ресурсами и пользователями симуляционного центра в составе автоматизированной системы управления симуляционным центром направлена на решение вышеперечисленных проблем. Конечная цель разработки подсистемы управления ресурсами и пользователями - создание четкой системы учета, планирования и контроля всех видов ресурсов симуляционного центра.

МЕТОДОЛОГИЯ

Для обеспечения стабильного функционирования и развития симуляционного центра необходимы следующие виды ресурсов: персонал, специализированное оборудование, помещения, расходные материалы, а также грамотное управление временным ресурсом. Автоматизация процессов управления всеми видами ресурсов предполагает наличие в системе 3 основных функциональных модулей, представленных на рис. 1.

Задачи, решаемые подсистемой с реализацией соответствующих функций:

1. Учет контингента:

- создание карточки пользователя с назначением определенной роли: администратор, персонал, преподаватель, обучающийся;

- формирование данных на каждого пользователя;

- формирование справочников по всем категориям пользователей;

- формирование отчетов по группам пользователей с фильтрами.

2. Управление материальными ресурсами и запасами:

- создание справочника фондов симуляционного учебного оборудования;

- создание паспортов симуляционного оборудования с указанием производителя, времени поступления, графиками планового, текущего, профилактического ремонта и технического обслуживания;

- создание справочников фонда расходных материалов разового применения;

- создание справочника по запасным частям и расходным материалам к оборудованию;

- формирование отчетов по движению расходных материалов разового применения с функцией уведомления о критическом показателе запаса;

- формирование отчетов по движению запасных частей и расходных материалов к оборудованию с функцией уведомления о критическом показателе запаса.

3. Управление учебным процессом:

- формирование паспорта учебного модуля с указанием необходимого оборудования, типа аудитории, количества материалов разового применения на одного обучающегося с учетом количества попыток;

- формирование заявок на обучение/аттестацию с указанием (выбор из справочника) учебного модуля, аудитории, преподавателя, даты и времени (календарь). При этом информация о необходимых материальных ресурсах планируется в соответствии с количеством обучающихся, а после утверждения заявки автоматически пересчитываются запас расходных материалов, планируемая и фактическая занятость аудиторий и симуляционное оборудование;

- формирование отчетов с наложением фильтров (период, учебные модули, группы, обучающиеся (категории), преподаватели и т.д.).

4. Управление аудиторным фондом:

- создание справочника аудиторий и учебных станций;

- планирование занятости аудиторий;

- формирование отчетов с наложением фильтров (свободные/занятые аудитории, даты, занятия, группы, преподаватели и т.д.).

5. Управление расписанием занятий и графиком работы:

- построение расписания работы центра;

- формирование отчетов с наложением фильтров (даты, занятия, группы, преподаватели и т.д.).

Для реализации подсистемы управления ресурсами и пользователями была разработана архитектура подсистемы, представленная на рис. 2.

Подсистема разрабатывалась с учетом следующих требований:

- соответствие архитектуры системы бизнес-процессам симуляционного центра;

- дифференцированные роли пользователей;

- полнотекстовый поиск;

- дружественный интерфейс;

- возможность оперативного обновления информации.

Для визуального представления данных применяли методы, входящие в состав пакета Bootstrap 3.3.7, jQuery-библиотека Bootstrap-datepicker 1.5.1, PHPExcel 1.8.0.

Входные данные - база данных, приведенная на рис. 3, и списки обучающихся, импортированные в систему. Выходные данные - табличные формы, графические объекты, текст с настраиваемыми способами изображения.

Функция учета расходных материалов разработана на основе стандартных схем расчета движения материальных запасов [3].

При расчете необходимого запаса расходных материалов на год:

где П - потребность материала на расчетный показатель (одного обучающегося/группу); К - количество расчетных показателей в год; С - срок службы, год; Е - количество единиц расходных материалов.

Необходимый запас расходных материалов конкретного наименования на определенное количество модулей за период определяется как:

где H - норматив расходного средства на один модуль; Б - прогноз востребованности модуля за период.

При многократном применении расходного материала в формулу (2) добавляется коэффициент расхода Кн:

Объем закупок и расходных материалов на период составляет разницу необходимого и имеющегося в наличии запаса.

Необходимый запас запасных частей к оборудованию определяется на основании нормативов износа, частоты использования, а также графика ремонтных и профилактических работ. Для этого в карточке каждой единицы оборудования указывается не только его инвентарный номер и год поступления, но и фиксируется частота его применения после утверждения каждой заявки на модуль, а также норматив и график замены частей и принадлежностей. Перечень симуляционного оборудования, предназначенного к замене, также может быть сформирован по данным, указанным в подсистеме, путем вывода отчета с наложением фильтров, например, год поступления.

Потребность симуляционного центра в новых видах тренажеров и симуляторов рекомендуется определять на основании требований к оснащенности центра, сформированного на базе перечня медицинских навыков и компетенций, формируемых/контролируемых в условиях симуляции, в рамках требований к специалисту определенного уровня по каждой специальности.

При поступлении нового оборудования, расходных материалов и запасных частей в систему вводятся данные по каждой позиции с пересчетом количества остатков на складе.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Разработанная подсистема управления ресурсами и пользователями за счет автоматизации целого ряда процессов, связанных с управлением ресурсами симуляционного центра, позволяет оптимизировать процесс материально-технического снабжения и обеспечения бесперебойности работы.

Подсистема управления ресурсами в составе системы управления симуляционным центром была развернута и апробирована в Центре непрерывного профессионального образования ФГАОУ ВО "Первый Московский государственный медицинский университет им. И.М. Сеченова" Минздрава России, в составе которого функционирует Учебная виртуальная клиника "Mentor Medicus".

В процессе апробации были получены следующие результаты:

1. Средствами подсистемы удалось структурировать материально-техническую базу центра в привязке к модулям.

2. Автоматизировать процедуру учета движения расходных материалов и запасных частей на складе.

3. Ошибки и дублирование аудиторного фонда при составлении расписания были сведены к нулю.

4. У руководства центра появилась возможность сократить временные затраты и повысить качество информации при формировании бюджета и плана закупок на будущий период.

5. Автоматизация учета сроков ремонтных работ и профилактического обслуживания симуляционного оборудования позволила существенно сократить время его простоя.

6. На основании отчетов системы о состоянии оборудования, загруженности площадей, потоке обучающихся был разработан проект плана материально-технического развития центра.

7. Возможность на основании отчетов определения наиболее востребованных учебных/аттестационных модулей исходя из количества обучающихся и заявок на проведение за отчетный период, а также возможность определения и ранжирование целевых аудиторий и, как следствие, проведение направленной маркетинговой политики.

Подсистема разработана на платформе свободно распространяемого программного обеспечения, использует открытые компоненты и программные коды, что позволяет расширять ее функциональные возможности. Подсистема не требует для работы пользователей установки дополнительного программного обеспечения за счет возможности доступа через любой Web-браузер.

ОБСУЖДЕНИЕ

Подсистема управления ресурсами разрабатывалась как интегрированная часть системы управления симуляционным центром. В целом система призвана решать 2 глобальные задачи:

1. Реализация симуляционного обучения, требующего создания максимально реалистичной профессиональной среды, в условиях которой каждый обучающийся сможет получить объективную оценку своих умений и навыков.

2. Управление всеми видам ресурсов симуляционного центра: кадры, оборудование, помещения, расходные материалы и инструменты, временной ресурс.

Для решения этих задач в системе реализованы следующие функции:

- создание учебных модулей с описанием необходимых ресурсов, обеспечивающих реалистичность (кадры, симуляционное оборудование, расходные материалы);

- создание чек-листов (оценочных листов) разной степени детализации к каждому учебному модулю;

- обеспечение работы видеодебрифинга (аннотирование видеоизображений с помощью чек-листов);

- интеграция учета параметров выполнения действий с различных медицинских симуляторов;

- учет использования расходных материалов;

- ведение расписания, в том числе с помощью удаленного доступа;

- учет посещаемости/успеваемости;

- учет нагрузки персонала;

- учет загруженности помещений центра;

- учет индивидуальной успеваемости каждого обучающегося.

Бóльшая часть существующих на сегодняшний день в России медицинских симуляционных центров создана как структурное подразделение государственных медицинских вузов, что подразумевает определенную несвободу в управлении. Например, видение стратегии развития такого центра руководством вуза может существенно отличаться от видения руководства самого центра. Финансирование симуляционного центра, как правило, осуществляется из общего бюджета вуза и не всегда учитывает реальные потребности центра. Закупочную деятельность требуется вести в соответствии с действующим законодательством в отношении государственных закупок, что значительно усложняет процесс материально-технического обеспечения деятельности центра. Очевидно, в перспективе своего развития успешные симуляционные центры будут стремиться выйти из-под юрисдикции вуза и стать самостоятельными хозяйствующими субъектами. Экономическая самостоятельность подразумевает освоение инструментов финансового менеджмента, логистики, управленческого учета. Развитие подсистемы управления в части расширения ее функционала с учетом указанных тенденций позволит создать эффективный инструмент управления всей финансово-хозяйственной деятельностью симуляционного центра.

В настоящее время по результатам апробации работы подсистемы проводятся исследования возможностей ее развития в направлении детализации и дифференциации материальных ресурсов в зависимости от возможной частоты применения, вида модулей, при реализации которых применяется тот или иной вид материалов и инструментов, а также от посещаемости. Например, при утверждении заявки на модуль подсистема с учетом количества обучающихся рассчитывает потребность в материалах и инструментах. По результатам мероприятия при неполной явке заявленного контингента средствами подсистемы будет осуществляться коррекция количества неиспользуемых расходных материалов и пересчет их остатков на складе.

Финансовая самостоятельность и реализация симуляционным центром программ обучения на договорной основе также требует изучения возможного расширения функционала подсистемы управления ресурсами в части учета или интеграции с существующими автоматизированными системами бухгалтерского учета и отчетности.

Развитие системы отчетности подсистемы управления ресурсами, кроме текущих задач, может быть направлено на информационное обеспечение маркетинговой деятельности симуляционного центра. Например, система отчетности на сегодняшний день позволяет получать информацию об обучающихся, на основании которой можно проанализировать целевую аудиторию, выявить тенденции, в том числе сезонные, разработать план маркетинга и проект бюджета центра.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экономическая составляющая процесса функционирования симуляционных центров в России имеет не меньшую значимость, чем организационно-методическая. Особенно актуально это в период поступательного роста количества симуляционных центров и их развития. Кроме этого государственная политика в области импортозамещения делает работу по созданию отечественных программно-технических средств автоматизации процессов управления особенно актуальной. На текущий момент разработанная подсистема управления ресурсами в составе системы управления симуляционным центром не только единственная среди отечественных программных продуктов, она имеет ряд преимуществ перед иностранными аналогичными системами, так как разработана с учетом существующих организационно-методических и экономических особенностей функционирования российского симуляционного центра. Проводимые в настоящее время исследования, направленные на оптимизацию всех видов ресурсов и повышение экономической эффективности работы симуляционных центров в России на базе Учебной виртуальной клиники "Mentor Medicus", станут основой для разработки и внедрения в подсистему управления ресурсами новых инструментов планирования и контроля всех видов ресурсов.

Благодарности. Работа выполнена при финансовой поддержке Министерства образования и науки РФ (Соглашение о предоставлении субсидии 14.607.21.0130, уникальный идентификатор прикладных научных исследований RFMEFI60715X0130).

Литература

1. Найговзина Н.Б., Филатов В.Б., Горшков М.Д., Гущина Е.Ю., Колыш А.Л. Общероссийская система симуляционного обучения, тестирования и аттестации в здравоохранении. М., 2012.

2. James J.T. A new, evidence-based estimate of patient harms associated with hospital care. J. Patient Saf. 2013; 9 (Issue 3). Р. 122-128.

3. Горшков М.Д., Андреенко А.А., Ершов Е.Н., Лахин Р.Е., Макаренко Е.П., Щеголев А.В. Объективная оценка уровня профессионального мастерства / Специалист медицинского симуляционного обучения. М. : РОСОМЕД, 2016. С. 154-192.

4. Материалы сайта РОСОМЕД (Общероссийская общественная организация "Российское общество симуляционного обучения в медицине"). Режим доступа: http://rosomed.ru.

5. Шубина Л.Б., Сон И.М. Мнение медицинских работников об отечественном профессиональном образовании и возможностях для отдельных инноваций в этой сфере // Социальные аспекты здоровья населения. 2011. Т. 20, № 4. Режим доступа: http://vestnik.mednet.ru/content/view/347/30/lang,ru/

6. Глыбочко П.В. Виртуальная клиника - инновационная площадка современного вуза. Коллатерали медицинского образования // Качество образования. 2013. № 9. С. 10-13.

7. Леванович В.В., Гостимский А.В., Суслова Г.А., Львов С.Н., Карпатский И.В., Миронова Н.Р., Кузнецова Ю.В. Организация единых центров фантомно-симуляционного обучения в структуре высшего медицинского образования. Сб. тезисов РОСОМЕД-2012. Режим доступа: http://www.rosomed.ru/2012/abstracts.html.

8. Кан К.З., Рамачандран С., Гонт К., Пушкар П. Объективный структурированный клинический экзамен (ОСКЭ). Руководство АМЕЕ № 81. Часть 2. Организация и управление (под ред. З.З. Балкизова и Т.В. Семеновой) // Мед. образование и проф. развитие. 2014. № 3. С. 18-52.

9. Досмагамбетова Р.С., Кусаинова А.С., Риклефс В.П. Рекомендации по внедрению обучения на основе симуляционных технологий в учебный процесс медицинского вуза // Мед. образование и проф. развитие. 2011. № 3. С. 80-83.

10. Свистунов А.А., Грибков Д.М., Шубина Л.Б., Колыш А.Л., Балкизов З.З., Сытник Д.А., Брадис Н.В., Киселев О.В Система управления симуляционным центром "АРГУС" // Виртуальные технологии в медицине. 2017. № 2 (18). С 17.

11. Лопатин З.В., Шубина Л.Б., Грибков Д.М., Чечеткина Ю.А. Межвузовское использование единого программного обеспечения при проведении медицинской симуляции"// Виртуальные технологии в медицине. 2017. № 2 (18). C. 21.

References

1. Naygovzina N.B., Filatov V.B., Gorshkov M.D., Gushchina E.Yu., Kolysh A.L. All-Russian system of simulation training, testing and attestation in health care. Мoscow, 2012. (in Russian)

2. James J.T. A new, evidence-based estimate of patient harms associated with hospital care. J. Patient Saf. 2013; 9 (Issue 3): 122-8.

3. Gorshkov M.D., Andreenko A.A., Ershov E.N., Lahin R.E., Makarenko E.P., Schegolev A.V. Objective assessment of the level of professional skill / Specialist in medical simulation training. Мoscow: ROSOMED, 2016: 154-92. (in Russian)

4. Materials of the site ROSOMED (All-Russian Public Organization "Russian Society of Simulation Training in Medicine"). Access mode: http://rosomed.ru (in Russian)

5. Shubina L.B., Son I.M. Opinion of medical workers on domestic vocational education and opportunities for individual innovations in this field. Sotsial'nye aspekty zdorov'ya naseleniya [Social Aspects of Public Health]. 2011; 20 (4). Access mode: http://vestnik.mednet.ru/content/view/347/30/lang,ru/ (in Russian)

6. Глыбочко П.В. Виртуальная клиника - инновационная площадка современного вуза. Коллатерали медицинского образования. Kachestvo obrazovaniya [The quality of Education]. 2013; 9: 10-3. (in Russian)

7. Levanovich V.V., Gostimsky A.V., Suslova G.A., Lvov S.N., Karpatsky I.V., Mironova N.R., Kuznetsova Yu.V. Organization of single centers of phantom-simulation training in the structure of higher medical education. Collected theses of ROSOMED-2012. Access mode: http://www.rosomed.ru/2012/abstracts.html. (in Russian)

8. The Objective Structured Clinical Examination (OSCE): AMEE Guide No. 81. Part II: Organisation & administration (Edited by Z.Z. Balkizov & T.V. Semenova). Meditsinskoe obrazovanie i professional’noe razvitie [Medical Education and Professional Development]. 2014; (3): 18 -52 (in Russian)

9. Dosmagambetova R.S., Kusainova A.S., Riklefs V.P. Recommendations on introduction of simulation-based training into the curriculum of a medical school. Meditsinskoe obrazovanie i professional’noe razvitie [Medical Education and Professional Development]. 2011; (3): 80-3. (in Russian)

10. Svistunov A.A., Gribkov D.M., Shubina L.B., Kolysh A.L., Balkizov Z.Z., Sytnik D.A., Bradis N.V., Kiselev O.V. Control system of the simulation center "ARGUS". Virtual'nye tekhnologii v meditsine [Virtual Technologies in Medicine]. 2017; 2 (18): 17. (in Russian)

11. Lopatin Z.V., Shubina L.B., Gribkov D.M., Chechetkina Yu.A. Interuniversity use of a single software for medical simulation Virtual'nye tekhnologii v meditsine [Virtual Technologies in Medicine]. 2017; 2 (18): 21. (in Russian)

Материалы данного сайта распространяются на условиях лицензии Creative Commons Attribution 4.0 International License («Атрибуция - Всемирная»)

SCImago Journal & Country Rank
Scopus CiteScore
ГЛАВНЫЙ РЕДАКТОР
ГЛАВНЫЙ РЕДАКТОР
Тутельян Виктор Александрович
Академик РАН, доктор медицинских наук, профессор, научный руководитель ФГБУН «ФИЦ питания и биотехнологии»

Журналы «ГЭОТАР-Медиа»